ラベリングについて
ファイリングは古くて新しい問題。誰でも出来るがこれ！っと言った物にはなかなか行き着けない。ラベリングはその要素の一つ。
- 属性情報の全てをラベルにすると視認性が落ちる。
- 収納場所を変えるとラベルも変えるのでは管理ロスが出る。
- 組織変更の度にラベルも変えるのではやはりロスだろう。
バラバラにしてはいけないものはバインダーに綴じる。記録類の台帳、特定プロジェクトの一連の資料類は一塊にするためにバインダーに入れる。
ばらばらにしてもいいもの（資料の時間連続性などを要求しないもの）は、今後はバインダーへの綴じ込みは避ける。ファイルフォルダ、ファイルボックスを中心に利用する。
どちらかと言えば、過去情報はバインダー、現在情報はフォルダ/ボックスがメインになる。
ペーパー1枚1枚にラベルは普通は考えなくてよいが、取り出された時に正しく元の場所に戻れるように資料名（表紙、目次、ヘッダーとかフッターとか）が出来ていればいいでしょう。
ラベルは、バインダー、フォルダー、ボックスに記載される（貼り付けられる）ものです。電子ファイルの場合は、ファイル名あるいはフォルダー名ですが、電子ファイルの場合は属性情報が自動的に（勝手に）付与されるので別の問題が出ます。
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具体的な事例
- 機密性区分：この識別の無いラベリングは考えられません。機密情報であることが外部者にも容易に判別できないようにしたいと言うことと全く識別しないことは別の問題です。何を厳重に管理すべきかが判別できないのは論外です。社外にルールを教える必要はありませんが社内では周知されている必要があります。
- 管理日：管理開始日・管理終了日・管理見直し日などです。保管期限の場合は定義を明確にする必要があります。保管期限と廃棄処理の関係。
- ファイル名：出来るだけ具体的に。○○関連資料などは避ける。どうしても纏められない時は××等○○関連資料とする。
- 管理責任者：大括りの部門名は避ける。直接の担当部署（グループ、課、係りなど）と担当者名。間違っても部門長デートで済まさない。部門長が直接管理するもののみが部門長印で管理。
- その他は、管理コードなど文書管理規定が要求しているものがあれば記載。
- ラベルの色識別は視認性を高めるので非常に有用ですが、徹底するのが難しければ、モノクロで徹底するのも良い。意味も無く色を付けたり色を付けなかったりするのは歓迎できない。
- ラベル位置もいい加減なｍのはいけない。保管状態でキャビネを開けたりした時に識別できる位置にラベルが付けられているべき。どこかに書いてあれば良いとするのはラベル付けの目的すら理解していない可能性がある。５Sの常識？。
- メディア類の保管も基本は同じでも、厄介な問題が残る。内容確認。１つは改竄されていないか、２つは再読み込み可能か。ラベリング自体の問題ではないが、ラベルは内容を表示している前提において内容との合致性をどのように担保するかが問題になる。管理上は結構手間です。
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