クリアデスクは時間の無駄？

クリアデスクは時間の無駄？

クリアデスク方針を改めて考えてみると、本質と言えるものは何かを考察することになるように思う。

クリアデスクは基本的には、自分が業務で利用する情報を不用意に第三者の目に触れたり、第三者により持ち出されたり、破損されたりすることを防止するため、机上に情報を放置しないことである。

辞書、マニュアル、書籍の類はクリアデスクの対象になるか？

組織によっては、機密性の高い情報に限定してクリアデスクを実施している。また組織によっては、一切を机の上から撤収させている。電話はＯＫのところもあれば、電話もワイヤレスのコンパクトなものだから同様に撤収の対象にするところもある。

「重要なものだけ仕舞う」と考えると、途端に何が重要かを都度間違わずに判断することを求めることになる。出来ますか？。これは、重要なメールにはパスワードを掛ける施策を入れている組織と同じ発想です。常に間違わずに判断するのは、人間には無理です。

片付けるのが手間。時間の無駄。そういう発想をする人も居ます。どういう生活をしている人なんでしょうか？。食事を毎食用意し、終われば片付ける。1日3回もクリアデスクしてますね。もちろん、キッチンもきれいにします。ベッドメークも毎朝・毎晩やってませんか。万年床？シーツも変えない？。風呂だって、使ったら最期に洗う。

1日8時間も働いた場所を、仕事の終わりで整理することをどういうつもりで否定できますか。不思議です。机もサイドキャビネットも与えられていて、殆どの文書は電子化されていてサーバーに仕舞って置けると言うのに、スペースが無いことをクリアデスクを実施しない理由に加え始めます。面白いですね。

机上が整理されていない時は、別の問題も生みます。資料の行方不明。マグ、ティッシュ、ミネラルウォター、決めたところに仕舞って帰るのだ。

＜行き過ぎたクリアデスク？＞

机上を滑走路に。決められたアイテム以外が机上に残されてはいけない。

＜適度なクリアデスク？＞

ここちよいデスクトップは個人管理の備品が並ぶ。大事な書類だけは鍵の掛かるところに仕舞って帰る。

＜無用なクリアデスク？＞

そもそも社内には社員しかいない。外部の人がオフィス内を闊歩することも無い。見学コースでもない。オフィスは施錠されたドアを経由しないと入れない。そもそもクリアデスクなどは不要。片付けは時間の無駄。

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セキュリティはＣＩＡ。個人管理の情報も立派な資産。組織として管理できなければ意味が無い。個人管理と言えども共有情報。その担当者は今日から出社して来ないかもしれない。何が何処にあるか。個人任せの幅が広ければ広いほど、担当者が不在だと困ることになる。担当者自身にしても片付け漏れが積み重なれば可用性の低い管理状態になる。机上にコーヒーマグですか。資料を汚す心配は小さいほどいいですね。行き過ぎたクリアデスクなんかありません。

クリアデスクをやらない会社の言い訳はだらしの無い亭主の言い訳と同じで、どんなことでも理由になる。管理職の率先垂範。管理職だけ大きな机・キャビネを持っていても片づけが出来ないなら全く話にならない。だらしの無い管理職の言い訳など馬鹿馬鹿しい限り。ＩＳＭＳなどやろうと言わなければ辻褄は合う。

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クリアデスクをいい加減で済ませる組織は、個人管理情報の扱いもいい加減で済ませるだろう。結果的に、資産の洗い出しも中途半端で済ませている筈だ。

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個人デスク片付け用の小さな鍵付きボックス（ロッカー）を用意することもあるらしい。フリーデスク制の場合は、デスクのキャビネが使えないからというのが理由。個人ロッカーなど羨ましい時代になったものです。但し、油断すると資料が乱雑に投げ込まれただけのゴミ箱みたいなロッカーが並ぶだけに終わる。

個人のロッカーに仕舞うものも決めておくことです。（ここは軍隊？）

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