ソフトウエアライセンス管理台帳の作り方
コンサル先で時々見かける台帳の一つにソフトウエアライセンス管理台帳があります。名称はクライアント様それぞれです。
内容は、買ったライセンス10本として、その10本のライセンスがそれぞれ何処に配布されているかを表にしたものです。配布先としては、部署命であったり、担当者名であったり、パソコン名であったりする訳ですが、これは正しい利用者は誰かをを示したものに過ぎません。
ライセンスを管理しているには違いありませんが、この内容では、コンプライアンス（法令順守）の観点からは不十分です。
「全てのパソコン、サーバー上にどんなソフトがインストールされ利用されているか、もしくは利用可能になっているかを洗い出されること」が先ず最初に必要です。次に、洗い出されたソフトウエアに対してライセンスの裏づけを行います。全て裏づけが取れれば、問題ありませんが、裏づけが取れないものがあれば、不正使用ですから削除します。もしくは事情（削除が出来ない理由がある場合）を説明して即日購入をおこないます。
単純な作業ですが、組織規模が大きい場合は相当苦労することになります。情報システム部門にノウハウが必要です。特に面倒なのがインストールされたソフトウエアとライセンスとの突合せ。一括管理体制を敷く組織では、インストール数とライセンス数のそれぞれの総数を求めて、その比較で済ますことが出来ます。このときは資源管理ツールなどを利用することになります。
部門管理の場合は一括管理と同じよう総数管理のな考え方でもいいですが、ライセンスを個別に識別して個別管理の方法を取ることもできます。
いずれの場合も『網羅性の確保』が課題になります。
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この台帳はパソコンHWの管理にも利用できますし、適切に維持することにより、過剰なライセンス購入を防止できます。またはフリーソフトの管理にも利用できます。
ところが目的別にめいめい勝手に台帳を作りますから、組織全体では極めて無駄な・非効率な管理作業をやることになります。縦割り組織、縦割りの管理の一般的な弊害です。
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