ワークフローマネジメントの裏づけの無い電子印の取り扱い

ワークフローマネジメントの裏づけの無い電子印の取り扱い

文書の電子化が当たり前になる。企業によっては電子化文書が「正」で、印刷したものは参考文書の扱いにしているところがある。経費節減、環境対策の中ではますます増えてきているでしょう。

赤いデート印が電子化文書にもあると何と無く承認された正式文書の安心感があるが、ワークフロー管理システムを利用して電子印がはめ込まれる場合は朱印と承認の関係が整合付けられるので良いが、中には朱印はただのイメージ図形で勝手にコピペが出来てしまうところもある。

承認の裏づけが無くても朱印イメージが勝手に添付できる運用が好ましい訳は無い。でも、朱印みたいな面倒はしないで単に名前と日付をテキストで記入して済ますケースもある訳だから、要はその文書の性格によって扱いを分けるべきだろう。

改ざんによるリスクが大きいもの。即ち完全性価値が大きいものは確実な承認プロセスを要求すべきだし、そうでなければ厳密性は要求しない。但し、トレーサビリティの確保だけは必要だろう。

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ワークフローマネジメントの裏づけの無い電子印（朱印）を見つけたら、その文書の完全性価値がどのように評価されているか確認することです。もっとも、そのような場合は面倒な電信（朱印イメージ）の使用を止める方が懸命であることに疑いない。

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